「取引先からの請求書は、メールのPDF、クラウドのダウンロード、紙の郵送とバラバラ。月末になると、印刷して、ファイルに綴じて、会計ソフトに手入力して……気づけば半日が消えている」。そんな声を、私たち会計事務所は毎月のようにお聞きします。
一方で、「AIで領収書を読み取って自動で仕訳してくれるらしい」「クラウド会計にすれば入力が要らなくなる」といった話も耳に入り、興味はあるものの、「電子帳簿保存法にきちんと対応できているのか」が不安で一歩を踏み出せない、という方も少なくありません。
この記事では、AI-OCR（画像から文字を読み取る技術）や自動仕訳といった経理DXの道具を、電子帳簿保存法のルールに沿って安全に取り入れるための考え方を整理します。専門用語はできるだけ噛み砕いてお伝えしますので、「難しそう」と身構えずに読み進めていただければと思います。
そもそも「経理DX」とは何を自動化することなのか
「経理DX」と一口に言っても、実際に何が変わるのかは意外とイメージしにくいものです。ざっくり言えば、これまで人が手で行っていた「読む・打ち込む・保存する」という三つの作業を、ソフトウェアに肩代わりさせることだと考えてください。
まず「読む」を担うのがAI-OCRです。紙の領収書をスキャンしたり、PDFの請求書を取り込んだりすると、日付・金額・取引先といった情報を自動で抽出してくれます。次に「打ち込む」を担うのが自動仕訳です。読み取った情報や、銀行口座・クレジットカードの明細データをもとに、「これは消耗品費」「これは交際費」といった勘定科目の候補を提示してくれます。最後の「保存する」を支えるのが、電子帳簿保存法に対応したクラウド会計ソフトやストレージです。
つまり経理DXとは、特別な魔法ではなく、この三つの工程を少しずつ機械に任せて、人は「確認と判断」に集中できるようにする取り組みだと捉えると分かりやすいはずです。
経理DXを検討するうえで注意すべきポイント
- AIはあくまで「候補」を出す道具であり、最終的な勘定科目や税務上の判断は人が確認する必要がある
- ツールを導入しただけでは効率化しない。書類の受け取り方や承認の流れといった「業務ルール」の見直しがセットになる
- 自動化する前に、まず「どの書類が」「どの形式で」届いているかを棚卸しすると、導入がスムーズになる
メールで受け取った請求書は、もう「紙保存」できません
経理DXを考えるうえで避けて通れないのが、電子帳簿保存法です。特に押さえておきたいのが、令和6年（2024年）1月から本格化した「電子取引データ保存」のルールです。
ポイントはシンプルで、メールやインターネット経由でやり取りした請求書・領収書などのデータは、原則としてデータのまま保存しなければならない、というものです。以前のように「PDFで届いた請求書を印刷して、紙で綴じておけば大丈夫」という扱いは、原則として認められなくなりました。
そして、ただ保存すればよいわけではなく、大きく二つの要件を満たす必要があります。一つは「本当に改ざんされていないか」を担保する真実性の確保、もう一つは「必要なときにすぐ探して読める」ようにする可視性の確保です。真実性の確保については、次のいずれかの措置をとることが求められています。
| 真実性を確保する方法 | 具体的な内容 |
|---|---|
| タイムスタンプ | データの授受後、速やかにタイムスタンプを付与する（付与済みで受け取る場合も含む） |
| 訂正・削除の履歴が残るシステム | 訂正や削除を行うと記録が残る、または訂正・削除ができないシステムで授受・保存する |
| 事務処理規程の整備 | 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用・備え付ける |
一番手軽なのは、多くの中小企業が採用している「事務処理規程」の整備です。国税庁がひな形（サンプル）を公表しているため、自社の実態に合わせて整えれば、大きなシステム投資をせずに真実性の要件を満たすことができます。
電子取引データ保存で注意すべきポイント
- 対象は「電子でやり取りしたデータ」に限られる。紙で受け取った書類は従来どおり紙で保存してもよい（後述のスキャナ保存で電子化することも可能）
- 可視性の確保として、日付・金額・取引先で検索できる状態にしておくことが原則求められる
- 事務処理規程だけで真実性を満たす場合でも、可視性（検索・見読）の要件は別途必要になる
AI-OCRと自動仕訳で、日々の入力はどこまで減るのか
電子取引のデータ保存が「守りのDX」だとすれば、AI-OCRや自動仕訳は業務を軽くする「攻めのDX」です。
紙で受け取った請求書や領収書は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の仕組みを使うことで電子化できます。スマートフォンやスキャナで読み取り、AI-OCRが日付・金額・取引先を抽出し、そのデータをクラウド会計ソフトに渡すと、仕訳の候補まで自動で作られる——この一連の流れが実現すると、「印刷して、綴じて、手入力する」という作業が大きく減ります。
さらに、銀行口座やクレジットカード、電子マネーの明細をクラウド会計に連携しておくと、支払いや入金のデータが自動で取り込まれます。一度「この取引先はこの科目」と学習させれば、次回以降は同じ仕訳を提案してくれるため、月を追うごとに手直しの手間が減っていくのが、AIを使う自動仕訳の利点です。
ただし、スキャナ保存には解像度や入力期間などの一定の要件があり、令和6年（2024年）1月以降は要件が一部見直され、以前より導入しやすくなっています。とはいえ細かな条件は残っているため、対応をうたう会計ソフト・サービスを選び、その機能に沿って運用するのが現実的です。
AI-OCR導入で注意すべきポイント
- AI-OCRの読み取りは万能ではない。手書きの領収書やレイアウトが特殊な書類は、読み取り結果の確認を丁寧に行う
- スキャナ保存には入力期間の制限などの要件があるため、「撮影したら早めに取り込む」運用を習慣づける
- 紙の原本を廃棄してよいかどうかは要件を満たしているかで変わる。判断に迷う場合は廃棄前に専門家へ相談する
「うちは小規模だから難しそう」という会社への朗報
「システム投資も、複雑な要件対応も、小さな会社には荷が重い」と感じた方もいるかもしれません。実は、規模の小さい事業者には負担を軽くする配慮が設けられています。
一つは、検索要件の緩和です。電子取引データは日付・金額・取引先で検索できるようにするのが原則ですが、判定期間に係る基準期間（おおむね2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者などは、税務調査の際にデータをダウンロードして提示・提出できるようにしておけば、検索機能そのものを整えなくてもよいとされています（令和5年12月31日までの取引では、この基準は1,000万円以下でした）。
もう一つが「相当の理由」による猶予措置です。システム対応が間に合わないなどのやむを得ない事情があると税務署長が認め、かつ税務調査などの際にデータと、その内容を整然・明瞭な形で出力した書面を提示・提出できる場合には、本来の保存要件を満たしていなくてもデータ保存が認められます。
| 項目 | 原則 | 小規模事業者などへの配慮 |
|---|---|---|
| 検索要件 | 日付・金額・取引先で検索可能に | 基準期間の売上高5,000万円以下等なら、ダウンロード提示ができれば不要 |
| 保存要件全般 | 真実性・可視性の要件を満たす | 「相当の理由」が認められ、提示・提出に応じられれば柔軟に扱われる |
大切なのは、これらの配慮があっても「データそのものを保存し、求めに応じて示せる」ことは共通して必要だという点です。「紙に印刷して、データは消してしまった」という状態は認められませんので、そこだけは押さえておきましょう。
猶予措置を使う場合に注意すべきポイント
- 猶予措置はあくまで経過的・例外的な扱い。将来的に要件を満たす体制へ移行する前提で考える
- 「ダウンロードの求めに応じられること」は最低ラインの条件。データを整理して保管しておく運用は欠かせない
- 売上高の基準は「基準期間」で判定するため、直近で売上が伸びた場合は翌々年の扱いが変わる可能性がある
「優良な電子帳簿」にすると受けられる、うれしい特典
守りと攻めに加えて、もう一歩進んで「優良な電子帳簿」の要件を満たすと、税務上のメリットも用意されています。
代表的なのが、過少申告加算税の軽減措置です。あらかじめ税務署に届出を行い、一定の要件（記録の訂正・削除の履歴が残ること、帳簿間の相互関連性、検索機能の確保など）を満たした電子帳簿を備えている場合、その帳簿に関して生じた申告漏れについて、通常の過少申告加算税が5%軽減されます（隠蔽・仮装があった場合などは対象外です）。
「わざわざ届出をしてまで」と感じるかもしれませんが、クラウド会計ソフトで日々の記帳をしていれば、要件の多くはソフト側の機能でカバーできることが少なくありません。せっかく電子で帳簿を作るのであれば、この特典まで視野に入れておく価値は十分にあります。
優良な電子帳簿で注意すべきポイント
- 軽減措置を受けるには、法定申告期限までに所轄税務署へ「適用届出書」を提出しておく必要がある
- 使っている会計ソフトが優良な電子帳簿の要件に対応しているか、事前に確認しておく
- 帳簿の種類（仕訳帳・総勘定元帳など）ごとに要件を満たす必要があるため、対象範囲を専門家と整理しておくと安心
今日から始める、経理DXの5ステップ
制度の話が続きましたが、実際に動き出すのは難しくありません。次の順番で進めてみてください。
- 書類の棚卸し：請求書・領収書が「メール」「クラウド」「紙」のどれで、どれくらいの量届いているかを一覧にする。
- 電子取引の受け皿を決める：メールやダウンロードで届くデータを、フォルダやクラウド会計のどこに、どんな名前で保存するかのルールを決める。
- 事務処理規程を整える：国税庁のひな形を参考に、訂正・削除の防止に関する事務処理規程を作成し、備え付ける。
- AI-OCR・自動仕訳を小さく試す：まずは領収書1か月分など範囲を限定してスキャナ保存と自動仕訳を試し、精度と使い勝手を確かめる。
- 運用を見直して広げる：うまくいった部分を全社に広げ、検索要件や優良な電子帳簿の要件に対応できるか、専門家と一緒に点検する。
いきなり全部をそろえようとすると息切れします。「守り（データ保存のルール）」を先に固め、「攻め（自動化）」を小さく試しながら広げる、この順番が失敗しにくいと感じています。
おわりに
経理DXは、単なる流行りの言葉ではなく、限られた人手で正確な経理を続けるための現実的な手段になりつつあります。とはいえ、電子帳簿保存法の要件は細かく、「自社のやり方でどこまで対応できているのか」を独力で判断するのは、なかなか骨が折れるものです。
当事務所では、電子帳簿保存法への対応状況の確認から、クラウド会計やAI-OCRの導入、事務処理規程の整備、優良な電子帳簿の届出まで、御社の規模と実情に合わせてお手伝いしています。「何から手をつければよいか分からない」という段階からで構いませんので、気になることがあればお気軽にご相談ください。一緒に、無理のないDXの一歩目を見つけていきましょう。
＜参考サイト＞
- 電子帳簿保存法関係（国税庁）
- 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和7年6月・国税庁）
- はじめませんか、帳簿・書類のデータ保存（電子帳簿等保存）（国税庁）
- 優良な電子帳簿の要件（国税庁）
- 国税電子申告・納税システム（e-Tax）
- デジタルインボイスの推進（デジタル庁）
※本記事は執筆時点（2026年8月）の情報に基づいています。制度の詳細および各種手数料は、最新の法令および国税庁の公表内容をご確認ください。